Pengelolaan Dokumen dan Aset Berbasis AI Bantu Tingkatkan Efisiensi Bisnis

JAKARTA, investor.id- Di era hiperkompetitif seperti sekarang ini, perusahaan dituntut untuk terus meningkatkan produktivitas sekaligus efisiensi secara bersamaan. Perusahaan-perusahaan yang masih menganut pola tradisional dalam proses operasionalnya pasti sangat mudah tersingkirkan. 

Sulit dibayangkan jika penandatanganan dokumen kontrak bisnis, persetujuan pembelian barang, disposisi, atau pencarian satu dokumen penting harus menunggu direktur atau manajer sampai di kantor terlebih dahulu.

Begitupula ketika penyiapan work order untuk maintenance aset bisnis ke pihak eksternal terlewatkan hanya karena lupa dari jadwal yang seharusnya.

Agar tidak te pengelolaan dokumen dan aset bisnis berbasis AI terus-terusan terjebak pada pola lama yang cenderung lambat dan boros,  PT Multipolar Technology Tbk (MLPT) menyiapkan dua solusi yaitu MailApp dan EIMS.

MailApp dan EIMS sama-sama menjadi aplikasi yang mengotomatisasi pengelolaan dokumen dan aset bisnis berbasis AI, sehingga dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Kedua solusi ini juga sudah terbukti berjalan baik di atas platform Microsoft Azure.

“MailApp adalah aplikasi yang mempermudah pengelolaan dokumen, seperti dokumen masuk, dokumen keluar, disposisi dokumen, dokumen kontrak, dan lainnya, dengan pengarsipan terpusat. Aplikasi mobile ini juga mampu mempercepat proses pelacakan dan pengeditan dokumen dari mana saja dan kapan saja,” kata Jip Ivan Sutanto, Director Enterprise Application Services Business Multipolar Technology dalam keterangan tertulisnya di Jakarta, Minggu (23/3/2025).

MailApp memungkinkan penambahan dan perubahan tipe dokumen yang fleksibel; penyematan digital signature dan QR Code untuk kebutuhan autentikasi; diintegrasikan dengan Microsoft Office, email, dan outlook calendar; pengikutsertaan peran pejabat pengganti dan sekretaris; pemantauan melalui dashboard dan sistem alert. 

Sementara EIMS, singkatan dari Equipment Information Management System, merupakan aplikasi pengelolaan aset bisnis perusahaan yang bersifat end-to-end. Aplikasi mobile ini membantu perusahaan memantau dan merekam data site hingga ribuan perangkat yang tersebar di ribuan lokasi. 

Erlina, Process Automation Solution Services Head Multipolar Technology, menjelaskan, EIMS membantu perusahaan merekam data seperti dokumentasi, alamat, dan titik koordinat site; mengelola administrasi perizinan dan kontrak terkait site; memantau kegiatan pemeliharaan; dan menyiapkan work order dan purchase order ke pihak eksternal. 

“EIMS dapat menampilkan daftar site sekaligus membedakan antara yang sudah beroperasi dengan yang masih dikaji; merekam spesifikasi dan nilai aset, termasuk data warranty-nya; menyediakan berbagai laporan seperti data insiden, permintaan perbaikan; menyediakan pencatatan anggaran; dan lain sebagainya,” terangnya. 

Intinya, MailApp dan EIMS sama-sama menjadi aplikasi yang mengotomatisasi pengelolaan dokumen dan aset bisnis berbasis AI, sehingga dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Kedua solusi ini juga sudah terbukti berjalan baik di atas platform Microsoft Azure. 

Menurut Jip Ivan, Microsoft Azure merupakan platform komputasi yang menawarkan fleksibilitas dan skalabilitas dengan layanan yang terus ditingkatkan sesuai tren dan kebutuhan bisnis.

Platform ini mampu mendorong produktivitas dan efisiensi perusahaan dengan mengintegrasikan perangkat yang berjalan di lingkungan hybrid cloud, multicloud, dan plaform edge. Platform ini juga dapat diskalakan sesuai kebutuhan bisnis dan mengedepankan keamanan siber. 

“Di era yang hiperkompetitif, perusahaan membutuhkan dukungan teknologi yang komprehensif, fleksibel, dan hemat biaya seperti Microsoft Azure,” ujarnya. “Multipolar Technology siap membantu memastikan perusahaan Anda memperoleh keuntungan dari integrasi MailApp atau EIMS dengan Microsoft Azure AI Service untuk digitalisasi proses bisnis.” ujarnya.

Editor: Imam Suhartadi